DISEÑO DE LAS BASES DE DATOS RELACIONALES

El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que se quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la información disponible y la información que necesitamos.

La planificación de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital para la gestión efectiva de la misma. El diseño de la estructura de una tabla consiste en una descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos que contendrá cada uno de esos campos.

Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de campo, el ancho del campo, etc.

Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla, por ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del paciente y la dirección de este. Generalmente los diferente tispos de campos que su pueden almacenar son los siguientes: Texto (caracteres), Numérico (números), Fecha / Hora, Lógico (informaciones lógicas si/no, verdadero/falso, etc., imágenes.

En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla es determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre especificando su tipo y su longitud.

BASE DE DATOS RELACIONALES

En una computadora existen diferentes formas de almacenar información. Esto da lugar a distintos modelos de organización de la base de datos: jerárquico, red, relacional y orientada a objeto. Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las consultas de información se especifican de forma sencilla.

Las tablas son un medio de representar la información de una forma más compacta y es posible acceder a la información contenida en dos o más tablas. Más adelante explicaremos que son las tablas. Las bases de datos relacionales están constituidas por una o más tablas que contienen la información ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes leyes básicas:

-Generalmente, contendrán muchas tablas. 

-Una tabla sólo contiene un número fijo de campos. 

-El nombre de los campos de una tabla es distinto. 

-Cada registro de la tabla es único. 

-El orden de los registros y de los campos no está determinados. 

-Para cada campo existe un conjunto de valores posible.

TIPOS DE CAMPO EN UNA TABLA

TEXTO:

Puede contener hasta 255 caracteres, aunque el tamaño predeterminado es de 50, pero se puede modificar en él cuadro tamaño del campo.

MEMO:

Almacena grandes cantidades de texto, hasta 64.000 caracteres. Se suele utilizar para descripciones, evaluaciones, datos medios, historiales, etc.

NUMÈRICO:

Almacena datos numéricos distintos a moneda. Las fracciones admiten decimales y se insertan valores negativos con signo menos entre paréntesis. Para números con los que ni se realicen cálculos, como teléfono o códigos postales, conviene emplear el tipo texto.

FECHA/HORA:

La entrada de fechas y horas en este campo permite validar fechas y horas de modo automático y realizar cálculos basados en las entradas, como el número de días transcurridos entre fechas, etc.

MONEDA:

Microsoft Access añade automáticamente un número fijo de dígitos a la derecha de la coma decimal, para evitar errores de redondeo, si se emplean campos numéricos para almacenar moneda.

AUTONUMÈRICO:

Incrementa automáticamente un valor numérico para cada registro que se agregue. Si el primer registro vale 1, el siguiente valdrá 2 y el tercero 3 y así sucesivamente. En versiones anteriores de Access se llamaba campo contador. Es útil para numeración de socios de un club, de clientes de una empresa, de pedidos de fábrica, etc.

SI/NO:

Almacena valores lógicos. Durante la entrada de datos, los campos pueden contener Verdadero o Falso, Sí o No o 0 o1.

OBJETOS OLE:

Contienen datos creados con otras aplicaciones, como videos, sonidos, gráficos, etc.

HIPERVÌNCULO:

Vincula a un recurso de Internet, por ejemplo una dirección de página Web, si haces clic sobre la misma automáticamente te enlaza con dicha página.

ASISTENTE DE BÙSQUEDA:
Permite restringir el tipo campo para que solamente acepte datos de una lista de valores o de un campo de otra tabla.

TIPOS DE OBJETOS

TABLA:

Una tabla es la unidad básica de almacenamiento de datos en una base de datos relacional que contiene normalmente una determinada categoría de cosas, como por ejemplo, empleados, clientes, etc.

CONSULTAS:

La utilidad de la Consulta radica en poder seleccionar todos los registros de una base de datos que cumplan unas determinadas condiciones por nosotros mismos.

FORMULARIOS:

Los Formularios son muy útiles a la hora de introducir o mostrar los datos de un registro determinado de modo que la información perteneciente a este registro se vea de forma clara y sencilla.

INFORMES:

Un informe se utiliza para presentar en una hoja impresa los datos relativos a un conjunto de registros.

PÀGINAS:

Son objetos de Microsoft Access que le permitirán publicar sus datos de tablas o consultas como páginas Web, para que una vez situadas en un servidor de acceso a Internet, puedan ser consultadas.

MACROS:

Son objetos de Microsoft Access construidos a partir de instrucciones simples. Con las macros se podrán ejecutar una serie de operaciones habituales pulsando una simple tecla. Esto le permitirá ahorrar tiempo en la ejecución de operaciones repetitivas. Por ejemplo, una macro que abra la base de datos Empresa, abre el informe de los clientes que no hayan realizado un pedido en el último mes y realice un mailing a dichos clientes ofertando nuevos productos.

MODULOS:

Los módulos son parte de un programa realizado en lenguaje Visual Basic. Es una función compleja que requiere amplios conocimientos de programación pero que permite personalizar la base de datos y realizar operaciones avanzadas.

¿QUÈ ES ACCES?

Microsoft Access es un sistema de gestor de base de datos relacionales para Windows. Es decir, un software que funciona bajo Windows y aprovechando las características y ventajas de dicho entorno gráfico, tiene por objeto la gestión de datos estructurados, con el fin de procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema. Por ejemplo, si su empresa se dedica a la venta de artículos de alimentación, con Access usted podrá organizar toda la información relativa a artículos, clientes, proveedores, facturas a cobrar y a pagar, datos de contabilidad, datos fiscales, control de stocks, etc. Una vez que usted organice e incorpore toda la información a una base de datos Access, podrá operar cómodamente para conocer en todo momento el estado de su negocio al instante y sin errores.

Access le proporciona herramientas que le permitirán hacer consultas para obtener exactamente la información deseada y en el formato que desea, bien sea un informe simple, o una tabla con apartados e información agrupada o clasificada por distintos conceptos. Usted sólo tendrá que mantener al día la base de datos incorporando las nuevas informaciones al sistema, por ejemplo cada vez que se efectúa un pedido, o cada vez que un cliente paga una cuenta pendiente. Y todo ello dentro del entorno gráfico de Microsoft Windows, que usted ya conoce y con el que se encuentra familiarizado.

Un conjunto de campos hacen un registro y un conjunto de registros hacen una Tabla. 

ACCESS 2007

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.